1. Úvod

Na základě osvědčení o akreditaci Slovenskou národní akreditační službou (dále SNAS) provádí STAVCERT Praha, spol. s r.o. certifikaci managementu bezpečnosti práce a ochrany zdraví (OH SMS) v souladu s mezinárodně uznávanými kriterii a požadavky uvedenými v normě ČSN OHSAS 18001:2008.

Certifikace je nezávislé, nestranné a způsobilé posuzování třetí stranou. Cílem certifikace je poskytnout všem stranám důvěru, že systém managementu splňuje specifické požadavky uvedené ve výše citovaných systémových normách popř. specifikacích.

Certifikace se stává neodmyslitelným moderním nástrojem řízení organizace.

2. Všeobecná ustanovení

Všichni zájemci o certifikaci mají rovnocenný přístup k certifikačnímu orgánu a nejsou vůči nim uplatňovány nepatřičné finanční nebo jiné podmínky. Certifikační orgán uplatňuje své postupy nediskriminačním způsobem.

Cena za certifikaci je stanovována dle platného ceníku certifikačních prací a v případě zájmu o certifikaci více systémů je organizaci nabídnuta zvýhodněná cena.

K uvedeným cenám je nutno připočíst DPH ve výši 19%.

3. Žádost o certifikaci

STAVCERT Praha, spol. s r.o. poskytuje zájemcům o certifikaci relevantní informace týkající se požadovaného typu certifikace. Základní informace o certifikačním procesu může zákazník získat na informativní schůzce s ředitelem certifikačního orgánu popř. s jeho zástupcem v sídle STAVCERT.

V případě zájmu zašle formulář „Objednávka certifikace“ (formáty DOC / PDF) nebo je k dispozici na internetové adrese www.stavcert.cz/cs/dokumenty.

Součástí objednávky je i požadavek na zaslání podkladů týkajících se objednatele/ žadatele o certifikaci a příslušná dokumentace systému managementu.

• Vyplněnou a podepsanou objednávku včetně požadovaných dokladů zašle objednatel certifikačnímu orgánu.
• Zástupce certifikačního orgánu přezkoumá objednávku a v případě úplnosti dohodne se žadatelem zahájení certifikačního procesu.
• Nejméně tři týdny před auditem zašle objednatel svoji dokumentaci systému managementu certifikačnímu orgánu k přezkoumání minimálně v rozsahu čl. 4.4.4a) a b) specifikace ČSN OHSAS 18001:2008

4. Procesní schéma certifikace – prvotní audit

Před uzavřením smlouvy o kontrolní činnosti se žadatelem je jeho povinností posoudit zda:

• požadavky na certifikaci jsou jasně stanoveny, dokumentovány a pochopeny;
• je certifikační orgán schopen poskytnout certifikační službu odpovídající rozsahu požadované certifikace;
• jakákoli nedorozumění mezi certifikačním orgánem a žadatelem jsou vyřešena.

Smlouva o kontrolní činnosti zahrnuje audit 1. stupně (přezkoumání dokumentace ve vztahu k požadavkům systémových norem, ověřování navrhovaného rozsahu certifikace a seznámení se s organizací), audit 2. stupně (audit na místě žadatele) a dozory v průběhu tří let platnosti certifikátu. Součástí smlouvy jsou mimo jiné i závazky objednatele (žadatele) k dodržování dohodnutých podmínek.

Čas strávený týmem auditorů při prvotním auditu zahrnuje dobu, kterou stráví při plánování auditu (tj. komunikace se zástupci organizace, přezkoumání dokumentace, přípravou auditu, seznamování se záznamy, dokumenty a psaní zpráv).

Čas je stanoven v závislosti na následujících faktorech:

• typ podnikání a velikost organizace,
• výrobní odvětví,
• směnnost provozu,
• vyzrálost systému managementu organizace,
• rozmanitost činností prováděných organizací,
• velikost organizace, zda se blíží horní nebo dolní hranici uvedeného rozmezí a zda je umístěna na jednom nebo více místech,
• stav a úroveň systému a informace o interních auditech, zda je systém stabilní nebo se vyvíjí a pod.

5. Rozhodnutí o certifikaci

Vedoucí certifikačního orgánu na základě informací shromážděných týmem auditorů během procesu posuzování a na základě všech dalších významných informací, rozhodne o výsledku certifikace.

• V případě, že v průběhu auditu nebyla zjištěna žádná odchylka je certifikát vydán do 10 dnů od vydání zprávy z auditu a zaplacení faktury.
• V případě, že v průběhu auditu byly zjištěny odchylky klasifikované jako nedostatky, které nebrání fungování systému a vedení organizace stanovilo adekvátní opatření k nápravě pro odstranění nedostatků, je certifikát vydán do 10 dnů od vydání zprávy z auditu a zaplacení faktury.
• V případě, že v průběhu auditu byly zjištěny odchylky klasifikované jako neshody je objednatel povinen odstranit neshody nejpozději do tří měsíců a po kontrole nápravných opatření může být certifikát vydán do 10 dnů od vydání zprávy z auditu a zaplacení faktury.
• V případě, že neshody nebyly odstraněny v dohodnutém termínu je certifikační proces ukončen rozhodnutím o nevydání certifikátu.

6. Podmínky pro udržování certifikace

jsou uvedeny ve smlouvě o kontrolní činnosti, především:

• plnit podmínky pravidelného dozoru 1x ročně;

• při každé změně údajů uvedených v certifikátu je držitel povinen nahlásit změnu;
• vést evidenci námitek a stížností;
• uplatňovat nároky na certifikaci jen v rozsahu platnosti povinnosti pro nějž byla udělena;

Certifikovaný subjekt může používat odkazů na certifikaci a „certifikační značku“ pouze v době platnosti certifikátu systému managementu.

Používání certifikační značky a textového odkazu na certifikaci nesmí být zavádějící, popis oblasti certifikace a rozsah služeb a míst, které certifikace pokrývá musí být jasný a jednoznačný.

Certifikovaný subjekt, který získal certifikát ve více systémech může používat všechny odpovídající značky, ale jen pro certifikované oblasti.

V případě, že by certifikovaný subjekt neplnil podmínky certifikace uvedené ve smlouvě o kontrolní činnosti odst. 6.1, bude certifikační orgán postupovat dle následujících pravidel.

V případě, že certifikační orgán pozastaví subjektu certifikát, nesmí tento subjekt až do obnovení účinnosti certifikátu používat dokumenty, které obsahují textový odkaz na certifikaci, popř. příslušnou certifikační značku.

V případě odnětí nebo zrušení certifikátu musí subjekt okamžitě přestat užívat odkaz na certifikaci a příslušnou certifikační. Je povinen ukončit distribuci veškerých materiálů, které takovou značku a/nebo odkaz na certifikaci obsahují.

7. Dozor

Doba platnosti certifikátu je 3 roky, dva dozorové audity. První musí být uskutečněn nejpozději 12 měsíců od posledního dne auditu 2. stupně a druhý ve druhém roce.

V průběhu 3 let platnosti certifikátu musí jeho držitel dodržovat pravidla certifikace uvedená ve smlouvě.

V případě, že nejsou dodrženy podmínky dozoru předloží vedoucí týmu auditorů řediteli STAVCERTu návrh na pozastavení nebo odnětí certifikátu. Pozastavení nebo odnětí certifikátu oznámí ředitel certifikovanému subjektu do 30 dnů po obdržení podkladů a návrhu. Platnost pozastaveného certifikátu obnoví na základě zjištění kladných výsledků při šetření nedostatků. Po odnětí certifikátu může uchazeč získat certifikát na základě nové žádosti o certifikaci.

8. Opakovaný audit (recertifikace)

Pokud bude mít certifikovaný subjekt zájem o pokračování certifikace a dodržuje podmínky dozoru, musí se půl roku před ukončením platnosti certifikátu přihlásit u certifikačního orgánu k opakované certifikaci (recertifikaci). Opakovaná certifikace musí proběhnout ve třetím roce před ukončením platnosti certifikátu.

9. Pozastavení nebo odnětí certifikátu

Při neplnění podmínek dozoru nebo při nesprávném použití certifikátu popř. certifikační značky může certifikační orgán pozastavit nebo odejmout certifikát.

Pozastavení oznámí ředitel certifikačního orgánu certifikovanému subjektu do 30ti dnů po obdržení návrhu.

Platnost pozastaveného certifikátu obnoví na základě kladných výsledků při šetření nedostatků. Při nesplnění nedostatků do 3 měsíců odejme certifikační orgán certifikát.

10. Zrušení certifikátu

Zrušit certifikát může ředitel STAVCERTu pouze na základě písemné žádosti certifikovaného subjektu nebo po zjištění, že certifikovaný subjekt již neexistuje.

11. Řešení námitek

Případné námitky žadatele popř. držitele proti rozhodnutí jsou řešeny námitkovou komisí na základě písemného odvolání.