Informace pro žadatele o ověření EMAS 

Informace pro žadatele o ověření EMAS

Úvod

Stanovit postup pro výkon funkce environmentálního ověřovatele v rozsahu své akreditace. Úkolem ověřovatele je prověřit a potvrdit platnost dokumentů, údajů a informací z hlediska požadavků nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 1221/2009 ze dne 25.11.2009 (dále jen Nařízení) o dobrovolné účasti organizací v systému řízení podniků a auditu z hlediska ochrany životního prostředí (EMAS) na základě písemné dohody s organizací.



STAVCERT jako nezávislý akreditovaný ověřovatel

  • ověřuje, že systém environmentálního řízení podniku, environmentální politika, environmentální cíle a programy, audity environmentálního managementu a informace a data uvedená v environmentálním prohlášení organizace splňují požadavky nařízení a jsou pravidelně vyhodnocovány,

  • potvrzuje platnost ověření environmentálního prohlášení organizace v souladu s požadavky nařízení, které jsou založeny na prověření postupů pro:

    • identifikaci a vyhodnocování environmentálních dopadů organizace,

    • sledování a řízení příslušných charakteristik procesů, které mají dopady do ŽP,

    • sledování dodržování požadavků stanovených organizací v rámci environmentální politiky, programu a jeho cílů (obecných i specifických) a EMS,

  • potvrzuje platnost interních postupů organizace z hlediska požadavku nařízení (pro potvrzení těchto postupů může, v případě potřeby, provádět vlastní šetření v místě organizace),

  • potvrzuje, že informace a údaje v environmentálním prohlášení organizace jsou spolehlivé, důvěryhodné a správné.


Typický tok procesu ověřování je uveden na obr. 1.


Obr.1 Tok procesu ověřování






Žádost o provedení ověření

Při vstupním rozhovoru s ověřovatelem obdrží klient informace o podmínkách a způsobu ověřování a formulář žádosti o ověření. STAVCERT zaeviduje písemnou objednávku na provedení ověření platnosti environmentálního prohlášení podle nařízení.

Ředitel prověří a přezkoumá do Přezkoumání objednávky zda:

  • je žádost kompletní (identifikační údaje klienta a přílohy),

  • je přesně definován rozsah činností klienta a je v souladu s rozsahem akreditace ověřovatele (dle číselníku CZ-NACE),

  • žadatel dostatečně definoval činnosti a místo (organizační složky) uplatnění EMAS,

  • žadatel má certifikovaný systém environmentálního managementu (EMS),

  • žádost obsahuje ujištění klienta vyhovět požadavkům na ověření a předložit všechny nezbytné informace a písemné doklady pro posuzování.

Na základě potvrzené objednávky je klientovi přiřazeno registrační číslo a zpracován návrh Smlouvy o kontrolní činnosti.

Výběr ověřovatele (týmu ověřovatelů)

Pro každé ověřování jmenuje ředitel prostřednictvím Jmenovacího dekretu ověřovatele (tým ověřovatelů) tak, aby byl splněn požadavek na odbornou způsobilost ověřovatele, tj.:

  • znalost a pochopení nařízení, obecného fungování EMS, příslušných právních předpisů a norem včetně specifických směrnic vytvořených pro účely výkladu tohoto Nařízení,

  • znalost a pochopení právních a správních požadavků týkajících se činnosti, která podléhá ověřování,

  • znalost a pochopení problémů ochrany ŽP, včetně ekologické dimenze udržitelného rozvoje,

  • znalost a pochopení technických aspektů problému ŽP týkajících se činnosti, která podléhá ověřování,

  • pochopení obecného fungování činnosti podléhající ověřování pro posouzení vhodnosti systému řízení,

  • znalost a pochopení požadavků a metodiky environmentálního auditu,

  • znalost ověřování environmentálního prohlášení.


Ověřovatel (tým ověřovatelů) musí mít znalosti i o technologiích v daném odvětví a informace dostatečné k odhadu vývoje příslušných legislativních požadavků, které zahrnují:

  • metody snižování škodlivých environmentálních dopadů a jejich aplikace v praxi,

  • provádění analýz environmentálních dopadů,

  • vývoj požadavků, vyplývajících ze zákonných a jiných požadavků,

  • vývoj nejlepších dostupných technologií.


Prověření podkladů k ověřování

Při prvotním ověřování ověřovatel zkoumá, zda organizace:

  • provedla úvodní environmentální přezkum dle přílohy I Nařízení,

  • má plně zaveden systém environmentálního řízení v souladu s přílohou II Nařízení,

  • zvažuje jak přímé, tak nepřímé environmentální aspekty svých činností, výrobků a služeb, tzn.
    u přímých environmentálních aspektů prověřuje, zda se týkají činnosti organizace a zda jejich průběh kontroluje vedení organizace.


Mezi přímé environmentální aspekty lze zahrnovat:

a ) emise do ovzduší,

b) vypouštění odpadních vod,

c) využívání přírodních zdrojů a surovin (včetně energie),

d) předcházení, recyklace, opakované použití, přeprava a zneškodňování pevných a jiných odpadů, zejména nebezpečných odpadů,

e) využívání a kontaminaci půdy,

f) místní problémy (hluk, vibrace, zápach, prach, vizuální vlivy, atd.),

g) dopravní problémy (jak z hlediska zboží a služeb, tak z hlediska zaměstnanců),

h) riziko nehod a dopadů na životní prostředí, které vznikají nebo mohou vzniknout důsledkem havárií, nehod a potenciálních mimořádných událostí,

u nepřímých environmentálních aspektů prověřuje, zda činnosti, výrobky a služby organizace mohou výsledně vést k podstatným environmentálním aspektům, které organizace nemůže plně kontrolovat.

  • rozhoduje na základě kritérií zohledňujících právní předpisy, tzn. zda je schopna prokázat seznámení s příslušnými požadavky, dbá na jejich dodržování včetně povolení a povolených hodnot (je nutno, aby organizace měla k dispozici postupy, které umožňují právní požadavky plnit)

  • vede otevřený dialog s veřejností a jinými zúčastněnými stranami o dopadech jejich činností na životní prostředí, tzn. zda informace jsou přesné a nezavádějící, podložené a ověřitelné, srozumitelné, reprezentativní a podstatné s ohledem na celkový dopad na životní prostředí

  • plánuje a provádí interní audity v souladu s přílohou III Nařízení, potřebné pro nezávislé posouzení, tzn.zda-li jsou v organizaci písemně stanovené cíle každého auditu nebo cyklu auditů, včetně četnosti auditů pro každou činnost

  • je připraveno environmentální prohlášení podle přílohy IV Nařízení a zda údaje, na kterých je založeno environmentální prohlášení organizace, jsou čerpány z postupů a nástrojů EMS (např. environmentální přezkoumání, audity a další postupy nebo záznamy), které organizace používá.

Výstupem je záznam z hodnocení dokumentace, který je součástí Zprávy o výsledcích ověření platnosti environmentálního prohlášení.

Ověřování na místě

Na základě prověření podkladů specifikuje ověřovatel rozsah a časový plán ověření na místě (viz Plán ověřování na místě).

V případě, že:

  • organizace má certifikovaný EMS dle normy ČSN EN ISO 14001:2005 (a certifikát vydal certifikační orgán akreditovaný pro tuto činnost ČIA nebo jiným signatářem MLA EA), ověřovatel vychází z toho, že EMS splňuje požadavky stanovené nařízením a dále už jen prošetřuje, zda všechny údaje a informace použité v environmentálním prohlášení organizace jsou v certifikovaném EMS zahrnuty,

  • ověřovatel zjistí, že certifikovaný EMS nezahrnuje všechny vlivy činnosti organizace na životní prostředí, o nichž se environmentální prohlášení zmiňuje, posuzuje tým ověřovatele všechny ty prvky systému řízení, které nejsou zahrnuty v certifikovaném EMS a jsou z nich čerpány příslušné údaje,

  • organizace nemá zavedený certifikovaný EMS, posuzuje tým ověřovatelů celý systém řízení,

  • organizace nemá zavedený certifikovaný EMS, musí organizace zdokumentovat a zavést systém řízení z hlediska ochrany životního prostředí v rozsahu požadavků uvedených v Příloze II Nařízení.

Výstupem z ověřování na místě je záznam z HODNOCENÍ NA MÍSTĚ, který je součástí Zprávy o výsledcích ověření platnosti environmentálního prohlášení.



Zpráva o výsledcích ověření

Ověřovatel připravuje Zprávy o výsledcích ověření platnosti environmentálního prohlášení pro vedení organizace, která vždy zahrnuje:

  • všechny skutečnosti, které jsou podstatné z hlediska činnosti provedené environmentálním ověřovatelem,

  • popis dodržování veškerých požadavků Nařízení včetně podkladů, zjištění a závěrů ze srovnání dosažených úspěchů a specifických cílů s předchozími environmentálními prohlášeními a posouzením vlivu činnosti organizace na životní prostředí, jakož i s posouzením neustálého zlepšování vlivu činnosti organizace na životní prostředí,

  • případné technické nedostatky environmentálního přezkumu, metodě auditu v systému environmentálního řízení nebo v jiných souvisejících procesech.

Pokud ověřovatel zjistí drobné nesoulady s ustanoveními v Nařízení, uvede ve zprávě zjištění a závěry z toho vyplývající a stanoví příslušná doporučení k doplnění či zlepšení.


Na závěr zprávy vedoucí ověřovatel stvrdí, že:

  • informace a údaje v environmentálním prohlášení organizace jsou spolehlivé a správné a vyhovují požadavkům Nařízení

  • neexistují důkazy o tom, že organizace nedodržuje příslušné požadavky vyplývající z právních předpisů týkajících se životního prostředí.

Potvrzení platnosti environmentálního prohlášení

Na základě všech zjištění a nálezů z ověřování dle Nařízení ověřovatel potvrzuje platnost předloženého environmentálního prohlášení organizace

pokud:

  1. environmentální politika vyhovuje příslušným požadavkům Nařízení

  2. environmentální přezkoumání nebo audit jsou technicky vyhovující

  3. environmentální program zahrnuje všechny podstatné problémy

  4. systém EMS splňuje požadavky Přílohy I Nařízení (specifikují požadavky na environmentální politiku, programy a cíle organizace zapojené do Programu EMAS)

  5. environmentální prohlášení se jeví jako přesné, dostatečně podrobné a ve shodě s požadavky Přílohy IV Nařízení

až poté, když organizace doplní příslušné nedostatky týkající se bodů 1. až 5. a doporučení o potřebných zlepšeních tak, aby body 1. až 5. byly splněny (tento postup se opakuje tolikrát, kolikrát je třeba, dokud nejsou tyto vážné nedostatky ze strany organizace odstraněny).


Na základě kladného rozhodnutí o výsledku ověřování, které uděluje ředitel, je vydáno Prohlášení o činnostech environmentálního ověřovatele (dle přílohy VII Nařízení), kde ověřovatel prohlašuje, že klient splňuje veškeré požadavky Nařízení pro danou oblast působnosti dle kódů CZ-NACE. Prohlášení podepisuje ředitel.

Četnost ověřování

Při prvotním ověřování ověřovatel po konzultaci s klientem zpracuje program ověřování, který je přílohou Zprávy o výsledcích ověření platnosti environmentálního prohlášení a který zajišťuje, že všechny prvky požadované pro registraci do programu EMAS budou ověřovány v období nepřekračujícím 3 roky. Kromě toho ověřovatel schválí v intervalech nepřekračujících 12 měsíců všechny aktualizované údaje v aktualizovaném environmentálním prohlášení organizace bez nutného ověření na místě. Tato četnost se nevztahuje na malé organizace, pokud ověřovatel potvrdí, že:

  • neexistují významná environmentální rizika,

  • organizace neplánuje žádné podstatné změny dle čl. 8 kapitoly III Nařízení

  • neexistují významné místní environmentální problémy, k nimž organizace přispívá.

Pokud jsou splněny podmínky uvedené výše, organizace postupuje dle čl. 7 kapitoly III Nařízení.

Na základě schválení aktualizovaného environmentálního prohlášení ověřovatel zpracuje Zprávu o ověření aktualizované verze environmentálního prohlášení a vydá Prohlášení o činnostech environmentálního ověřovatele (dle přílohy VII Nařízení).

Stížnosti

Během platnosti prohlášení je povinna organizace vést záznamy o všech stížnostech a opatřeních k nápravě, které se vztahují k zavedenému EMS.

Ověřovatel environmentálního prohlášení prověřuje, zda má organizace:

  • zpracován postup pro zjištění příčin neshody;

  • informuje příslušné nadřízené orgány, pokud to vyžadují příslušné předpisy;

  • co nejdříve obnoví shodu s požadavky nařízení;

  • učiní opatření k vyloučení opětovného výskytu stížnosti;

  • vyhodnotí a maximálně sníží nežádoucí environmentální dopady;

  • vyhodnotí účinnost výše uvedených opatření.


Ověřovatel posuzuje účinnost nápravných opatření.

Důvěrnost

Veškeré informace, získané během ověřovací činnosti, jsou důvěrné a nejsou poskytovány dalším osobám a organizacím k jejich možnému zneužití.

K zachování vlastnických práv zákazníků podepsali všichni pracovníci zainteresovaní v procesu ověřování písemný závazek (prohlášení) o zachování důvěrnosti o všech informacích a podkladech poskytnutých prověřovanou organizací.

Odvolání

Všichni zákazníci jsou při vstupním jednání mimo jiné informováni o možnosti podání námitek k procesu ověřování.

Námitky mohou být uplatněny zákazníky nebo jinými stranami, ústně nebo písemně.

V procesu ověřování mohou být námitky vzneseny:

  • při uzavírání smlouvy;

  • při schvalování týmu ověřovatele;

  • proti rozhodnutím (pouze písemně).